Hasznos
Irodai asszisztens feladatai: mit kell tudni a diákmunkáról?
Nem vitás, hogy irodában dolgozni kényelmes, és ami talán még ennél is fontosabb: kifizetődő. Nemcsak azért, mert az irodai asszisztens fizetés kifejezetten jónak mondható a diákmunkák közül, hanem azért is, mert rendkívül értékes tapasztalatokra tehetsz szert. Egyfelől szakmailag, másfelől viszont emberileg is, ugyanis egy irodai asszisztensnek kiválóan kell tudnia bánni a kollégákkal és kezelnie kell a felmerülő problémákat.
Az asszisztencia az egyik legkeresettebb irodai munka diákoknak, ezért érdemes alaposabban is körüljárni a témát: mik az adminisztrációs asszisztens feladatai és kötelezettségei, milyen készségekre van szükséged és milyen elvárásokat támasztanak a cégek a pozícióval kapcsolatban? Ezekre a kérdésekre mind megtalálod a választ blogcikkünkben.
Mit csinál egy irodai asszisztens?
Az irodai asszisztens feladatai igencsak szerteágazóak és sokfélék. Egy mondatban úgy foglalhatnánk össze, hogy kézben tartja az iroda operatív működését, és biztosítja a gördülékeny munkamenetet és kommunikációt. De nézzük egy kicsit részletesebben is! Az adminisztratív diákmunka egy irodában mindenképp a dokumentumok rendszerezésével és archiválásával, vagy más szóval iktatásával jár. Ez történhet hagyományosan, papíralapon, de ma már inkább a digitális dokumentumkezelés az elterjedtebb.
Mivel az asszisztens elsődleges dolga az, hogy tehermentesítse a munkatársakat és levegye a vállakról az adminisztratív teendőket, egészen biztosan hozzád tartozik majd az e-mailek fogadása, elolvasása és a megfelelő kollégának történő továbbítása (vagy adott esetben a levél megválaszolása). Ugyanez a helyzet a telefonhívásokkal is: ezeket is te fogadod asszisztensként, és irányítod a hívót a megfelelő osztályra, kollégához.
Az asszisztens gondoskodik arról is, hogy a felettesei naptárját kezelje, és úgy alakítsa ki a napirendet, hogy az zökkenőmentes legyen. Ennek keretében megbeszéléseket, tárgyalásokat fogsz szervezni. Cégenként változik ugyan, de főleg a kisebb vállalkozásokra jellemző, hogy az asszisztens szerzi be az irodai eszközöket, felszereléseket, és tartja kézben a készletet. A felsorolás ezzel még nem ért véget: sokszor az irodai asszisztens intézi az utazásokat vagy fogadja a vendégeket (ebben tehát hasonlít a recepciós diákmunkához).
Milyen cégeknél dolgozhat egy irodai asszisztens?
Irodai asszisztens tipikusan a nagyobb cégek alkalmaznak, ahol sok kolléga dolgozik és a menedzsment is több emberből áll. Egy multinacionális cégnél ezért biztosan akad ilyen jellegű pozíció, de a kis- és középvállalkozásoknál is gyakran előfordul. Ha iparágak szerint nézzük, akkor a bankszektort, a telekommunikációs cégeket vagy éppen az ügyvédi és könyvelő irodákat, esetleg a szállodákat lehet megemlíteni. Nem törvényszerű ugyanakkor, hogy csak piaci alapon működő cégeknél bukkanhatunk ilyen pozícióra: egyetemek, középiskolák és alapítványok is előszeretettel vesznek fel irodai asszisztenst.
Hol találhatók irodai asszisztens diákmunka lehetőségek?
A legkézenfekvőbb megoldás, ha irodai asszisztensként szeretnél dolgozni, hogy ellátogatsz egy diákmunka közvetítő honlapjára vagy irodájába. Az Y Diáknál is rendszeresen vannak ilyen pozíciók, ahogy természetesen az ismert állásportálokon és karrieroldalakon is. Érdemes ezzel együtt a cégek saját honlapját is böngészned, mert – főleg a multik – elsősorban itt hirdetik meg a lehetőségeket.
Milyen készségek szükségesek az irodai asszisztensi munkához?
Ahogy már említettük, az irodai asszisztens teendői bokrosak és sokfélék. Nem csoda ennek tükrében, hogy sokféle készséggel kell rendelkezned, ha egy ilyen állást pályázol meg. Alapfeltétel, hogy legyél jó szervező és ügyelj a precizitásra. Több tucat ember koordinálása, ügyes-bajos dolgaik intézése és kézben tartása bizony nagy odafigyelést és pontosságot igényel.
Hogyan tudsz ebben igazán hatékony lenni? Nos, akkor ha kiemelkedő kommunikációs készségekkel rendelkezel. Csakis így érhetsz majd el kompromisszumokat, alakíthatsz ki jó viszonyt a munkatársakkal és kezelheted ügyesen a felmerülő nehézségeket. Nem árt, ha ismered az asszertív kommunikáció alapjait, mert ez a készség aranyat érhet irodai asszisztensként.
Már csak azért is, mert alighanem ügyfelekkel, üzleti partnerekkel, beszállítókkal is dolgod lesz. Ilyenkor különösen fontos, hogy jó benyomást kelts, udvarias, segítőkész legyél, hiszen a céget képviseled. Amilyen benyomást te keltesz, az a benyomás egyben a cégről is szól majd. Ehhez legalább alap szinten tisztában kell lenned az üzleti etikettel, szokásokkal és hierarchiával.
Talán említeni sem kell, hogy irodai asszisztensként elengedhetetlenek az alapvető számítógépes ismeretek. Az Excel, a Word és a naptárkezelő alapvetésnek számítanak, de lehet, hogy egy CRM-et (ügyfélkapcsolat-kezelőt) vagy ERP (vállalatirányítási rendszert) is meg kell tanulnod. Nem gond, ha ezeket még nem ismered, a cégek vállalják a betanítást.
A sok feladat rengeteg multitaskinggal is jár, ami azt jelenti, hogy egyszerre több és többféle teendővel is boldogulnod kell. Végül még pár dolgot említsünk meg, amikkel előnnyel indulhatsz egy pályázaton: felelősségteljes hozzáállás, csapatjátékos attitűd és némi állóképesség. Bizony, egy irodai asszisztens nem ritkán könnyű fizikai munkát is végez az irodában.
Hogyan fejlesztheted a készségeidet irodai munkával?
Ennyi feladat és készség után térjünk át arra, hogy mit nyerhetsz egy teljes vagy részmunkaidős irodai munkával. A lista ebben az esetben is hosszú lesz! Kezdjük azzal, hogy mivel nagyon sok és nagyon sokféle emberrel fogsz kapcsolatba lépni, törvényszerűen fejlődni fognak a kommunikációs képességeid. Megtanulod, milyen stílus illik egy multihoz vagy kisebb céghez, milyen udvariassági formákat várnak tőled, és hogyan tudsz professzionálisan, mégis emberközeli módon kommunikálni.
Az sem mellékes, hogy elsajátíthatod a hatékony munkavégzéshez szükséges tudást. Irodai asszisztensként egyszerre kell majd gyorsan és pontosan dolgoznod, amivel jobb szervezővé és kiváló problémamegoldóvá válsz. Ahogy az is jól jön majd a később karrieredben, hogy sokféle új szoftvert ismerhetsz és tanulhatsz meg. A már említett CRM és ERP mellett akár egy számlázó-, készletkezelő vagy szabadságnyilvántartó programot is.
Az is előnyt jelenthet majd az életedben és a szakmai előmeneteledben, ha elsajátítod az ügyfélkezelés csínját-bínját. Napjainkban ez a tudás kincset ér minden cégnek, ezért jó esélyekkel indulsz majd az álláspiacon. Ezt még megtámogathatod azzal, hogy ismered a csapatmunka dinamikáját és működését, amit irodai asszisztensként szintén fejleszteni fogsz.
Miért érdemes irodai asszisztensként dolgozni diákként?
Diákként alighanem olyan munkát szeretnél, ami nem érinti hátrányosan a tanulmányaidat, azaz képes igazodni az órarendedhez. Az irodai asszisztencia pont ilyen, mert az esetek nagy részében igen rugalmas időbeosztást kínál. Sőt, manapság már az sem ritka, hogy a munkaidő nagy részét home office-ben töltheted, hiszen a munkádat bárhonnan elvégezheted számítógépről és/vagy telefonról.
Ezzel el is értünk egy újabb fontos előnyhöz: az irodai munka kellemes munkafeltételeket biztosít, amit vagy egy kényelmes irodában végezhetsz, vagy akár a saját szobádból. Azok a cégek pedig, akik asszisztenseket alkalmaznak, általában stabil és prosperáló cégek, nem kell tehát attól félned, hogy megszűnne az állásod.
Ha a jövődet tartod szem előtt, akkor is érdemes kipróbálnod diákként az irodai asszisztenciát. Az irodai tapasztalat a diákoknak sokat érhet később, amikor életükben először munkát keresnek majd. Minden cég előnyként tekint az ilyen irányú referenciákra, így nyugodtan mondhatjuk, hogy a diákmunka ezesetben remek ugródeszkát jelent. Olyannyira, hogy egyáltalán nem ritka, hogy valaki érettségi vagy államvizsga után immár teljes állású asszisztensként folytatja annál a cégnél, ahol korábban diákként dolgozott.
Milyen elvárások vannak az irodai asszisztensi pozíciókban?
Az irodai asszisztencia, és különösen a vezetői, felsővezetői asszisztencia mindenekelőtt egy bizalmi állás. Egy asszisztens széles körűen rálát a cég működésére, helyzetére, stratégiájára és néha még a kollégák, menedzserek személyes dolgaira is. Nem meglepő ezek fényében, hogy a megbízhatóság kulcsfontosságú elvárásként jelenik meg a pozícióval kapcsolatban. Asszisztensként diszkrétnek és szavahihetőnek kell lenned.
Az is alapelvárás lesz veled szemben, hogy kifogástalan kommunikációs készségekkel rendelkezz, és tudd gyorsan, határozottan megoldani a felmerülő problémákat. Ehhez némi talpraesettség és önbizalom szükséges, és persze az, hogy merj nyíltan kommunikálni. Az asszisztensnek igazi csapatjátékosnak kell lennie, csakis így lesz képes kézben tartani kisebb-nagyobb osztályokat, teameket.
Az is elvárás szokott lenni a jelentkezőkkel kapcsolatban, hogy bánjanak magabiztosan a számítógéppel és az alapvető irodai szoftvercsomaggal (Office, naptáralkalmazás, levelező). Egyes cégeknél legalább ilyen fontos a nyelvtudás is. Az angol alapvetésnek számít, de minden további beszélt nyelv csak növeli az esélyeidet.
Kinek ajánlott az irodai asszisztens diákmunka?
Ha a tanulmányaid után is irodában képzeled el magadat, akkor nem is kérdés, hogy neked való az asszisztencia. Még akkor is, ha később más irodai pozícióban dolgoznál, mert az alapokat ebben a pozícióban tökéletesen megtanulhatod. Amennyiben pedig hosszú távon is el tudod magadat képzelni az adminisztrációban, akkor már diákként célszerű egy próbát tenni, és rutint szerezni.
Általánosságban pedig azt mondhatjuk, hogy az irodai asszisztencia bárkinek ajánlott és megfelelő lehet, aki rugalmas, stabil munkát szeretne modern körülmények között. Vagy éppen annak, aki jó kommunikációs és szervezési készségekkel rendelkezik, és ezt szeretné kamatoztatni a munkaerőpiacon is.
