Tavaszi nagytakarítás az irodában
A tavasz beköszöntével az emberek általában csillapíthatatlan vágyat éreznek arra, hogy kívül-belül megújuljanak. Sokan méregtelenítésbe kezdenek, lecserélik a gardróbot vagy éppen kifestenek és újragondolják a lakásdekorációt. A munkavállalókra pontosan emiatt igencsak jó hatással lehet, ha munkahelyi környezetünk is felfrissül, megújul. Nemrég 5+1 újévi iroda megújító tippről írtunk, most pedig a tavaszi nagytakarítás és rendszerezés kérdéskörét helyezzük előtérbe. Tartson velünk!
Nagytakarítás az irodában – miért?
A rendetlenség és a felesleges holmi körülöttünk halogatott döntések sorozatát képviselik. Nap mint nap tárgyakkal telezsúfolt irodákban dolgozunk. Van, akinek egy egész irodája van, de mások csupán egy asztalt tudhatnak magukénak a munkahelyünkön. Már annyira megszoktuk a helyszíneket, tárgyakat, hogy sokszor észre sem vesszük, mi van körülöttünk. Most nézzen csak körül az irodában, ahol dolgozik! Az íróasztalok, a szekrények, a polcok – vajon tudatosan vannak elhelyezve ezek a tárgyak a munkahelyi környezetében? Rendszerezni és lefűzni a papírokat egyikünknek sem prioritás, hiszen messze nem jelent akkora izgalmat, mint például egy új termékkel előállni vagy pedig új folyamatokat behozni egy szervezetbe. De előfordult már egy tárgyaláson, hogy feltűnt, mekkora a rendetlenség? Besütne az ablakon a tavaszi napsugár, de a kosztól nem bír átmenni rajta? Vessen véget ennek!
Nagytakarítás és rendszerezés – hogyan?
A legtöbb irodáról elmondható, hogy túl sok holmi van benne. Ez a személyes tárgyakra is vonatkozik, azonban rengeteg olyan tárgyat is felhalmozunk az irodában, amivel kapcsolatban nem tudjuk, hogy kinek kell dönteni, mennyi ideig kell megtartani. Vegye szemügyre a tárgyakat saját környezetében, és kérdezze meg önmagától: “Segít ez a tárgy elérni a célomat?”, “Többet tudok eladni általa?”, “Hatékonyabb stratégiát tudok csinálni ebben a környezetben?”, “Jobb rendezvényeim lesznek, ha ezzel dolgozom?”, “Segít, hogy jobban élvezzem az időt, amit az irodában töltök?”.
Home office-ban dolgozik a csapat? Otthon is fontos, hogy a munkatársak a munkának leginkább kedvező feltételek mellett dolgozzanak. 5+1 tipp a hatékony otthoni munkához itt.
Mégis, mikor lenne erre időm?
A portól, kosztól, szennyeződésektől, lerakódásoktól, mikrobáktól való megszabadulásra érdemes rendszeresen időt szakítani. Önmagában az évente vagy félévente végzett nagytakarítás kevés! Az irodai nagytakarítás mellé rendszeres irodatakarítás is szükséges annak érdekében, hogy folyamatosan tiszta és higiénikus környezetet alakítson ki önmaga és a dolgozók számára egyaránt. Tehát egyik irodatakarítás típus sem kerek egész a másik nélkül. Főleg a jelen időszakban, a napi szintű odafigyelés kulcsfontosságú: a fertőtlenítés elengedhetetlen. A kisebb irodákban elegendő a heti vagy eseti takarítás, de mérettől és ott dolgozó létszámtól függetlenül fontos, hogy kiemelt figyelmet szenteljen a tavaszi nagytakarításnak, amikor az asztalok tologatására, de a pocok rendszerezésére is sor kerül.
Ne hagyja, hogy eluralkodjon a káosz az irodában!
Íme az az 5 lépés, amelyen végighaladva pontot tehet a tavaszi nagytakarítás végére:
- Gyűjtse három különböző kategóriába az irodába bejövő, kimenő, illetve lefűzendő papírokat! Bejövő: azoknak a papíroknak, amit még nem nézett meg. Kimenő: azoknak a papíroknak, amelyek arra várnak, hogy eljussanak a címzetthez. Lefűzendő: azoknak a papíroknak, amelyek arra várnak, hogy rövid időn belül lefűzésre kerüljenek a megfelelő irattartóba.
- Alakítson ki egy könnyű rendszert azoknak a holmiknak, melyekre már nincsen szükség! Ha az irodában, közvetlenül az asztal mellett nincsen egy papíraprító, akkor gyűjtse külön a megsemmisítendő dokumentumokat! Fontos, hogy ezeket ne az asztalon lévő szabad felületre rakja le, mert így könnyen elkeverednek más papírokkal, és csak a helyet foglalják. Találjon ki egy rendszert, hogy milyen gyakran fogja ezeket a felgyülemlett papírokat megsemmisíteni! Naponta? Ebéd előtt? Reggel, a hírek olvasása közben?
- Az egyik leggyakoribb papírszemét az asztalokon és körülöttük a rengeteg post-it és kis papírka, amelyek segítenek emlékezni a feladatokra. Ez redukálható, ha az asztalon van egy naptár, amibe bele lehet írni a feladatokat, de az online naptár is sokat segíthet, hiszen még értesítésekkel is képes bombázni. Így már biztosan nem fog semmit elfelejteni. Másokkal időpontot egyeztetni gördülékenyebb, mint magunkkal. Érdemes időzíteni azt is, hogy mikor fogja a saját feladatait megcsinálni, így kisebb az esélye annak, hogy megfeledkezik róluk.
- Tegyen rendet az online rendszerekben is! Csoportosítsa érthetően címkézett mappákba a számítógépén lévő adatokat és fájlokat, majd törölje az 1 évnél régebbi leveleket a postafiókjából!
5. A fertőtlenítéshez és minden más tisztító munkálatok elvégzéséhez keressen egy megbízható, erre szakosodott vállalkozást! Azokat a feladatokat, amelyeket könnyedén kiszervezhet, ne féljen kiadni a kezéből! Ezáltal időt szabadít fel, hogy valami sokkal fontosabbra koncentráljon!
Amennyiben kiszervezné a munkásokkal, önéletrajzokkal és interjúkkal kapcsolatos feladatokat, akkor kérjen ajánlatot még ma! Az Y Generáció Iskolaszövetkezetet segít a diákmunka toborzásában, a kiválasztásban, sőt még az interjúztatásban is!
Partnereinknek a legmegfelelőbb munkaerőt biztosítjuk! Részletek ide kattintva elérhetők.